یکی از موارد مشترک شرکت‌های موفق برگزاری جلسات منظم هفتگی است. برگزاری جلسات می‌تواند تبدیل به کاری خسته کننده شود ولی اگر اصول برگزاری جلسات را بیاموزیم می‌توانیم جلسات مفرح و در عین حال تاثیرگذار داشته باشیم. برخی از این جلسات نیاز به سازماندهی قوی دارد و به صورت ناهار یا شام کاری برگزار می‌شود. در واقع برگزاری جلسه کاری موفق در رستوران و انتخاب رستوران مناسب برای  تمامی خدمات سازمانی یکی از دغدغه‌های کسانی است که مایلند در رستوران جلسه کاری داشته باشند.

در این مواقع مهم است بدانیم رفتار درست و شایسته چیست تا اولاً تأثیر مطلوب مد نظرمان را بر میزبان یا مهمان  بگذاریم، دوماً استرس درگیر شدن با میزبانی جلسه موجب نشود تا با خیالی آسوده روی موضوع اصلی جلسه تمرکز نکنیم.

به صورت کلی، برگزاری جلسه و داشتن جلسات موثر نیاز به رعایت چند اصل ساده دارد. این اصول ساده عبارتنداز:

برنامه ریزی اولین قدم برای داشتن یک جلسه موفق است

اولین قدم برای برگزاری یک جلسه برنامه ریزی و زمان بندی آن است. داشتن یک زمان ملاقات مداوم و دوره ای بسیار ارزشمند است زیرا با انجام این کار تیم می تواند انتظار برگزاری آن را داشته و به طور ویژه برای آن برنامه ریزی کند.

هنگامی که افراد می دانند ساعت ۹ صبح روز پنج شنبه با مدیر خود ملاقات می کنند نسبت به زمانی که قرار ملاقات به صورت تصادفی و بدون برنامه ریزی تعیین می شود در مواجه با مشکلات و موضوعاتی که سبب نگرانی شده اند بهتر آماده می شوند.

در صورتی که مدیر به صورت تصادفی و هر زمانی که در برنامه خود جای خالی داشت زمان جلسه را تعیین کند، ارزش های بسیاری در این میان از دست می روند زیرا افراد بدون آمادگی در این جلسه حاضر می شوند. متداول‌ترین زمان بندی برای این نوع جلسات به صورت هفتگی است. مدیر باید یک برنامه ریزی سازگار با خود، کسب و کار و افراد تیم تعیین کرده و به آن پایبند باشد.

دستور جلسه و صورت جلسه بنویسید

همان‌قدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد و از بی‌نظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند، نوشتن صورت جلسه پس از جلسه هم می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد.

حتی اگر یک جمع کوچک دو سه نفری هستید، باز هم چون جمع کوچکی هستید صورت جلسه را فراموش نکنید (حداقل خاصیت صورت‌ جلسه این است که به «حافظه‌ی کسب و کار شما» تبدیل می‌شود و پس از چند ماه یا چند سال، می‌توانید روند تغییرات کسب و کارتان را ببینید و ارزیابی کنید). وظایف و مسئولیت‌های جلسات گذشته را مرور کنید و از آنها گزارش برای جلسه تنظیم کنید.

زمان برگزاری جلسه را مدیریت کنید

ساعت در جلسات جلسه کاری عالی و موفق در رستوراناز همه چیز مهم تر است. به خاطر احترام به پایبندی و بزرگ منشی همه افراد حاضر، جلسه نباید بیش از زمان اعلام شده طول بکشد، به خصوص جلساتی که به طور منظم تشکیل می شود. اگر جلسه تماما صرف یک موضوع می شود و به نتیجه ای نمی رسد، کار را به جلسه دیگر موکول کنید. اگر باید جلسه با اتخاذ یک تصمیم یا  اقدام به پایان برسد، باید بر همین اساس زمان بندی شود.و پیش از آغاز جلسه، به همه شرکت کنندگان بگویید جلسه تا زمان نتیجه گیری لازم ادامه خواهد یافت. با کم نشان دان مقدار کار در جلسه، افراد را گمراه نکنید. زیان این کار مستقیما گریبانگیر خود شما خواهد شد.

زمان ارتباطی با محتوای جلسه کاری دارد؟ چهار وعده رایج برای چهار نوع جلسه کاری

لازم است برای جلسه کاری عالی و موفق در رستوران بدانید جلسه‌تان را در چه ساعتی برگزار کنید اما آیا این زمان ارتباطی با محتوای جلسه کاری شما دارد؟ بله. اینکه جلسه شما در چه ساعت و طی کدام وعده غذایی انجام می‌شود می‌تواند حاوی پیامی درباره جلسه شما و اینکه مدت جلسه چقدر است باشد. در ادامه به چهار وعده رایج برای چهار نوع جلسه کاری هنگام غذا خوردن می‌پردازم.

جلسات صبحانه معمولاً هنگام سفر کردن و برای اشاره به یک کار فوری بین ۴۵ دقیقه تا یک ساعت برگزار می‌شوند.

مراسم چای یا قهوه بعد از ظهر ریشه در فرهنگ بریتانیا دارد که روشی نرم و ملایم برای برگزاری یک جلسه کاری بین ساعت ۴تا۵ عصر است. در این جلسات غیر از قهوه و چای، شیرینی، کیک و ساندویچ‌های کوچک هم می‌تواند وجود داشته‌باشد.

معمولاً برای آشنایی با یک مهمان تازه جلساتی که هنگام نهار برگزار شوند با مدت زمان یک تا دو ساعت انتخاب می‌شود.

جلسات هنگام شام بیشتر جنبه آشنایی، لذت بردن از مصاحبت و ایجاد ارتباط دارد. غالباً در این جلسات که رسمی‌تر از دیگر جلسات حین وعده‌های غذایی هستند درباره خود کار صحبت نمی‌شود.

یک میزبان برای جلسه کاری در رستوران چه نکاتی را باید مدنظر داشته باشد؟

برای جلسه کاری عالی و موفق در رستوران قبل از برگزاری مراسم بهترین رستوران برای جلسات کاری را رزرو کنید و به مهمانتان مثلاً بگویید می‌خواستم هفته آینده شما را به شام دعوت کنم، برای شما بهتر است شنبه باشد یا یک‌شنبه؟ چه نوع غذایی را می‌پسندید؟

یک روز قبل از قرار با مهمانتان تماس بگیرید، قرار را مختصراً یادآوری کنید و بگویید منتظرش خواهید بود و بپرسید که آیا این زمان هنوز برایش مناسب است یا خیر. بعد از قطعی شدن حضور مهمان با رستورانی که در آن جای رزرو شده‌تان قطعی شد تماس بگیرید، مسائل را چک کنید و با توجه به شرایط و تمایلات مهمان‌تان میز مخصوص‌ش را انتخاب کنید یا مثلاً بسته به شناختتان از مهمان یک میز در بخش سیگار ممنوع بخواهید.

به هیچ‌وجه درباره انتخاب چیزی با مهمان‌تان  بحث نکنید، مجبور نیستید همه ایده‌هایتان را اثبات کنید و تمام و کمال بگویید. همچنین راجع‌به زمان و شرایط قرار اصرار نکنید و سعی کنید مهمان در راحت‌ترین وضعیت ممکن به دعوت‌تان پاسخ بگوید. اگر خودتان هم مهمان باشید نباید قبل از بررسی برنامه‌هایتان یا در شرایطی که معذب هستید و عجله دارید دعوتی را قبول کنید. روشن و صریح دعوت کنید و باز اگر خودتان مهمان بودید در قبال دعوت دیگران قاطع باشید . در نداشتن فردیت، سست‌اراده بودن و بی‌نظمی حتی اگر در قبول کردن یک دعوت دوستانه کاری باشد هیچ زیبایی و درستی‌ای وجود ندارد.

وقتی مهمانی را برای ناهار یا شام و یا حتی میان وعده به رستورانی دعوت می‌کنید رستوران تمامی موارد مربوط به پذیرایی از مهمانان را بر عهده خواهد داشت، ولی شما نیز به عنوان میزبان جلسه کاری باید نکاتی را مدنظر داشته باشید.

حداقل ۱۵ دقیقه قبل از زمان قرار به رستوران برسید. در فاصله کمی از در ورودی یا در سالن منتظر رسیدن مهمان‌تان باشید، دقت کنید تا رسیدن مهمان چیزی نخورید و نیاشامید چون نباید همان لحظه مهمان‌تان سر برسد و با شما در حال خوردن چیزی روبرو شود چون قرار است طوری رفتار کنید که انگار شما هم همان لحظه رسیده‌اید.

وقتی مهمان رسید با اشاره کردنِ با نگاه به میز جایش را مشخص کنید، به او دست بدهید، با گفتن اسم او سلام کنید و پس از خوش‌آمد گویی شایسته، در صورت لزوم در این مرحله کارت ویزیت‌تان را محترمانه به او بدهید.

مهمان‌تان در آغاز به انتخاب خودش سفارش می‌دهد اما می‌توانید پیشنهاداتی راجع به غذا بدهید. هرگز اگر مهمانتان یک غذای سه بخشی ساده سفارش داد یک غذای ۶ بخشی سفارش ندهید، قرار است در این قرار غذا خوردن تأثیر خوبی بگذارید نه اینکه هرکاری ذائقه‌تان می‌خواست انجام دهید پس ضمن اینکه غذایتان را از نظر تعداد بخش‌ها با مهمان‌تان تنظیم می‌کنید یا مثلاً اگر مهمان‌تان دسر سفارش داد شما هم این کار را می‌کنید از سفارش غذاها و خوردنی‌هایی که پیچیدگی‌هایی در خوردن دارد که شما را درگیر آداب مخصوص آن غذا می‌کند یا نگران‌تان می‌کند که لباس‌تان کثیف شود بپرهیزید؛ با این کار تمرکز بیشتری روی موضوعات اصلی خواهید داشت و شانس فراموش کردن مسائل مهم را به حداقل می‌رسانید.

نباید وقتی مهمان‌تان غذایی در دهان دارد با او حرفی بزنید و شروع صحبت درباره کار را بگذارید برای وقتی که کاملاً درباره آماده بودن مهمان‌تان مطمئنید. حتی اگر تا پایان غذا نتوانستید درباره همه مسائل کاری‌ای می‌خواستید صحبت کنید و به هر صورت تا تمام شدن غذا به جای روشنی نرسیدید نباید مهمان‌تان را معذب کنید.